餐飲企業(yè)存貨管理應(yīng)具備哪些思維

前幾天，和閨蜜聚會一起聊天，聊到一個真實案例：一家規(guī)模不小的餐飲企業(yè)，因為存貨管理上的一些紕漏，竟被一個小小的采購主管貪掉數(shù)幾萬元，讓我很吃驚，估計這也是很多餐飲老板很關(guān)注的話題，今天小可針對餐飲企業(yè)存貨管理應(yīng)具備哪些思維一問題在網(wǎng)上查了些資料，希望可以幫助您。

千萬別以為這些問題不會出現(xiàn)在自家企業(yè)身上，存貨管理里面的門道，沒有下一定功夫很難摸清；而完善的存貨管理，則可以成為企業(yè)創(chuàng)造利潤的直接源頭，也可以防止物資或資金虧空，甚至有可能獲得零稅賦的巨大福利。但做到這些，需要對存貨管理有系統(tǒng)、全面的認識。作為非財務(wù)人員，該從何入手呢？餐飲企業(yè)存貨管理應(yīng)具備哪些思維呢？

　　1餐飲企業(yè)存在哪些管理盲區(qū)？

　　某公司從2015年開始，從歐洲多國進口冷凍豬肉，并指定第三方代理代為保管。采購的冷凍豬肉在海關(guān)申報后，會暫時存放在報關(guān)代理倉庫。該公司采購部門想要提貨的時候，冷凍豬肉才從報關(guān)倉庫轉(zhuǎn)移到公司自營倉庫。

　　2018年初，該公司管理層逐漸發(fā)現(xiàn)海外采購預(yù)付款出現(xiàn)了不合理的余額，且余額越來越大，預(yù)付款周轉(zhuǎn)天數(shù)也變得很長。根據(jù)這幾個財務(wù)數(shù)據(jù)，公司對采購相關(guān)流程和人員進行徹查，發(fā)現(xiàn)公司竟被虧空數(shù)千萬元！如果不是財務(wù)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的異常，這個損失還會繼續(xù)擴大。

　　實際上，出現(xiàn)這種嚴重的問題，是因為公司的采購流程存在著巨大的真空地帶，存貨管理出現(xiàn)了嚴重的漏洞。

　　在日常經(jīng)營中，我們很多餐飲老板都非常重視技術(shù)、出品和銷售，但對財務(wù)不夠重視，包括不重視存貨等資產(chǎn)或負債類內(nèi)容，這是企業(yè)管理上的盲區(qū)。也正是這個原因，才導(dǎo)致了案例中企業(yè)的嚴重損失。

　　我們在實際經(jīng)營中，應(yīng)該提高對財務(wù)的重視度，尤其是對存貨管理的重視，因為對于維護企業(yè)的健康運作，財務(wù)不僅具有事后反饋的功能，更有提前預(yù)判的能力。

　　那么，存貨管理是不是就等同于看好倉庫，保證不丟東西、不失火，以及沒有老鼠呢？當然不是。在說存貨管理的重要性之前，先說一下采購。采購是存貨來源的一個主要渠道，兩者是有機結(jié)合，不可分割，談存貨就必談采購，所以這里我們放在一起講。

　　又為什么說存貨管理很重要呢？因為我們節(jié)約下來的采購成本，將會直接計入利潤，所以采購成本的控制，是創(chuàng)造利潤的源頭。因此我們不僅要重視銷售這個開源渠道，也要重視節(jié)流手段，即：重視采購成本的控制，存貨損失的防范——這也是存貨管理的兩個核心要點。

　　2存貨怎樣管理才能成為“資產(chǎn)”？

　　在資產(chǎn)負債表上，存貨歸類在流動資產(chǎn)欄目中。既然存貨反映在資產(chǎn)里面，那么上面的數(shù)字肯定就是我的資產(chǎn)了？其實不一定。

　　我們開餐廳，都會經(jīng)歷這樣的業(yè)務(wù)流程：出資開店——采購食材等物資——儲存物資，這樣就形成了存貨。存貨從企業(yè)外，進入到企業(yè)內(nèi)，再到銷售出去的過程中，如果管理不善，很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題，比如采購的價格虛高，品質(zhì)有問題或數(shù)量不對，出現(xiàn)被偷盜或腐敗變質(zhì)等庫存損失，那么即便賬上還有庫存的金額，但實際庫存已經(jīng)不存在了。這部分資產(chǎn)不實，存在的潛在虧損，會誤導(dǎo)管理者對庫存的認知和對報表的解讀。

　　在經(jīng)營中，我們應(yīng)該特別關(guān)注存貨的兩個要點，一是存貨管理要細分，二是存貨具有類金融屬性。

　　 點：細分存貨管理

　　在我們的日常管理中，應(yīng)該把存貨再細分為原材料、再產(chǎn)品和產(chǎn)成品。因為只有細分財務(wù)科目，我們才能根據(jù)存貨不同階段的狀態(tài)和屬性，有針對性地進行管理。

　　第二點：存貨具有類金融屬性

　　這一點非常重要。怎么理解呢？我們都知道，在采購中我們是可以佘購的，也就是平時說的壓供應(yīng)商賬期。

　　原則上，壓供應(yīng)商貨款時間越長越好。但實際上，通常我們沒有賬期的話，供應(yīng)商會給我們一個價格折扣。我們應(yīng)該把這個價格折扣和對外融資成本進行對比。

　　如果借款的成本更低，我們采購的時候就現(xiàn)款交易，拿到更多折扣；如果借款成本非常高，或者借不到錢，那么我們就佘購，寧愿不要折扣。這就是存貨的類金融屬性。

　　3存貨管理包括哪些環(huán)節(jié)？

　　上面提到了存貨可能出現(xiàn)的問題或漏洞，那么我們怎樣去解決這些問題呢？這就需要我們對存貨進行有效的管理。

　　存貨管理涉及到采購和對采購回來的物資進行管理這兩個主要環(huán)節(jié)。

　　1存貨管理的 個環(huán)節(jié)：采購管理

　　采購管理的完整流程大致如下：廚師長根據(jù)物資需要，填寫采購單或物料領(lǐng)用單，交至店長或倉庫；店長或倉庫負責(zé)人是否有庫存物資，如果有就直接調(diào)撥，沒有則制定采購預(yù)算，交給采購部門審批；采購部門再交給財務(wù)部審批；財務(wù)部交給總經(jīng)理審批。

　　這是一個采購管理的完整流程，但在店面的實際操作過程中，會根據(jù)不同的金額，或者不同的采購品類，確定不同的采購授權(quán)級別和不同的授權(quán)手續(xù)。

　　比如金額較小的，或生鮮菜品，可能會授權(quán)給店長，在餐廳周邊進行采購。而金額較大、較重要的采購，就要讓更高級別的管理者審批，進行風(fēng)險把控。

　　那么如何規(guī)范和改善采購流程呢？我們分三步走。

　　采購管理 步：建立集中采購系統(tǒng)

　　建立集中采購系統(tǒng)有以下好處：首先不用由每個店單獨采購，采購人員也不用每天跑市場，既節(jié)約了時間，也保證了品質(zhì)；再者集中采購能產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)，有更大的議價空間，獲得更大的價格優(yōu)勢。

　　集中采購主要包括六種方式，我們在下圖直接呈現(xiàn)：

　　這里著重說一說圖中第六點：向農(nóng)戶直接采購與自建農(nóng)業(yè)合作社。

　　自建農(nóng)業(yè)合作社有什么好處呢？

　　自建農(nóng)業(yè)合作社，一來，可以保證物資的質(zhì)量和供應(yīng)的穩(wěn)定性；二來，還能解決一個很重要的稅務(wù)問題：在原來的營銷稅時代，店面要按營業(yè)額交稅，即無論營業(yè)額高低。但2016年后營改增，只要店面增值稅的進項稅發(fā)票充足，就有可能實現(xiàn)零稅賦。這給餐飲企業(yè)帶來一個很大的福利，大家一定要利用好。

　　更多的細節(jié)本文就不展開細說了，有興趣的讀者可以直接滑到文末，掃描海報二維碼進入直播間學(xué)習(xí)。

　　采購管理第二步：供應(yīng)商開發(fā)與供應(yīng)商評估系統(tǒng)

　　這個系統(tǒng)包括：根據(jù)采購物資的質(zhì)量、價格、賬期、服務(wù)等幾個維度，做出供應(yīng)商評估表。每個部門在自己的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對供應(yīng)商進行評分， 高分的供應(yīng)商入選，排名二三位的則作為供應(yīng)商儲備。供應(yīng)商評估表范本如下：

　　采購管理第三步：實施供應(yīng)商管理和采購稽核

　　流程理順后，每個過程我們都要設(shè)置相應(yīng)節(jié)點，實施必要的監(jiān)督復(fù)核。這是必不可少的重要流程。

　　比如公司采購人員要對公司的物資進行采購詢價，監(jiān)督供應(yīng)商質(zhì)量和報價的合理性、穩(wěn)定性；賬務(wù)人員要定期盤點物資，核對單據(jù)的授權(quán)簽名，與供應(yīng)商進行賬目核對等；此外，我們還要建立審計監(jiān)察部門，對采購、財務(wù)等部門各環(huán)節(jié)的工作進行抽查審計等等。

　　2存貨管理的第二個環(huán)節(jié)：存貨管理

　　存貨管理共有三個要點：物資驗收入庫、倉儲與保管、存貨的計價方法。

　　物資驗收入庫

　　采購回來的物資，就要入庫形成存貨。這其中店面收貨是非常重要的環(huán)節(jié)。

　　店面收貨有幾個必須重視的要點，一是制定驗收標準，形成手冊發(fā)放給驗收人員；每次驗貨都必須遵照手冊進行。二是驗收人員要輪崗，并且雙人復(fù)核。三是與供應(yīng)商簽訂防腐條款，對供應(yīng)商產(chǎn)生震懾作用。只有這樣才能保證驗收的嚴謹，防范舞弊。

　　倉儲與保管

　　原材料入庫之后，為了防止物料的虧空和損失帶來的潛在虧損，我們就要對庫存物資進行定期盤點和庫齡分析。這部分工作包括存貨盤點、庫齡分析和損毀處置。

　　在存貨盤點環(huán)節(jié)，我們要特別重要以下幾點：

　　1、一定要由財務(wù)人員親自去盤點，千萬不能委托廚房人員或者倉庫管理人員進行盤點。

　　2、盤點過程有可能出現(xiàn)的盤盈或盤虧，都是問題，不要誤以為就是盤盈比盤虧好。盤盈一方面反映出管理不嚴謹，另一方面，盤盈可能意味著其它方面有我們難以預(yù)估的損失。

　　存貨盤點是檢查庫存的數(shù)量、品類是否正確，但這還遠遠不夠，還需要對物資在庫的時間進行統(tǒng)計。因為餐飲企業(yè)很多物資都是有保質(zhì)期的，盤點的時候東西還在，但可能已經(jīng)變質(zhì)腐敗了，那也就產(chǎn)生了損失。所以我們還要對庫齡進行分析。（庫齡分析的具體方法，可進入直播間學(xué)習(xí)了解）

　　此外，如果庫存發(fā)生損毀，比如原材料的腐爛變質(zhì)等，必須建立報損制度，并且經(jīng)過審批之后，才能把這個數(shù)從賬上減下去。比如過期食品要填寫好名稱、數(shù)量、過期原因，了解損毀原因，追究責(zé)任，千萬不能由廚房或倉庫自行處置。

　　存貨的計價方法

　　了解了庫存管理的入庫驗收、倉儲保管兩個重要環(huán)節(jié)，是不是就夠了？

　　不是的，還有一個庫存管理要點，就是在財務(wù)核算上，我們要清楚存貨的計價方法。因為物資是從采購，到進入庫存，再從倉庫領(lǐng)取，進入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，再進入銷售環(huán)節(jié)。那么 后在報表上呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)，也就是這些存貨的計價方法，也會影響到存貨的賬上金額，和當期成本費用的分攤。

　　舉個例子：比如豬肉漲價前后，分批購入不同價格的豬肉，這兩批豬肉都同時存在于庫存當中，那么當月的豬肉成本價，應(yīng)該按什么價格來計算呢？這就需要學(xué)習(xí)存貨的計價方法了。

　　存貨的計價方法包括：實際購價法、知名先出法、后進先出法等等很多具體方法，需要了解詳情的可以跟公司的財務(wù)人員交流。

　　但要注意的是，存貨的計價問題不可能完全解決，因為財務(wù)具有自身局限性，不可能完全精準地體現(xiàn)當月的利潤水平。所以財務(wù)與企業(yè)老板的溝通和解釋變得更為重要。餐飲老板也一定要學(xué)會理解報表，利用報表作為經(jīng)營決策的指引。