餐飲企業(yè)存貨管理應(yīng)具備哪些思維

前幾天，和閨蜜聚會(huì)一起聊天，聊到一個(gè)真實(shí)案例：一家規(guī)模不小的餐飲企業(yè)，因?yàn)榇尕浌芾砩系囊恍┘劼贡灰粋€(gè)小小的采購(gòu)主管貪掉數(shù)幾萬(wàn)元，讓我很吃驚，估計(jì)這也是很多餐飲老板很關(guān)注的話題，今天小可針對(duì)餐飲企業(yè)存貨管理應(yīng)具備哪些思維一問(wèn)題在網(wǎng)上查了些資料，希望可以幫助您。

千萬(wàn)別以為這些問(wèn)題不會(huì)出現(xiàn)在自家企業(yè)身上，存貨管理里面的門(mén)道，沒(méi)有下一定功夫很難摸清；而完善的存貨管理，則可以成為企業(yè)創(chuàng)造利潤(rùn)的直接源頭，也可以防止物資或資金虧空，甚至有可能獲得零稅賦的巨大福利。但做到這些，需要對(duì)存貨管理有系統(tǒng)、全面的認(rèn)識(shí)。作為非財(cái)務(wù)人員，該從何入手呢？餐飲企業(yè)存貨管理應(yīng)具備哪些思維呢？

　　1餐飲企業(yè)存在哪些管理盲區(qū)？

　　某公司從2015年開(kāi)始，從歐洲多國(guó)進(jìn)口冷凍豬肉，并指定第三方代理代為保管。采購(gòu)的冷凍豬肉在海關(guān)申報(bào)后，會(huì)暫時(shí)存放在報(bào)關(guān)代理倉(cāng)庫(kù)。該公司采購(gòu)部門(mén)想要提貨的時(shí)候，冷凍豬肉才從報(bào)關(guān)倉(cāng)庫(kù)轉(zhuǎn)移到公司自營(yíng)倉(cāng)庫(kù)。

　　2018年初，該公司管理層逐漸發(fā)現(xiàn)海外采購(gòu)預(yù)付款出現(xiàn)了不合理的余額，且余額越來(lái)越大，預(yù)付款周轉(zhuǎn)天數(shù)也變得很長(zhǎng)。根據(jù)這幾個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，公司對(duì)采購(gòu)相關(guān)流程和人員進(jìn)行徹查，發(fā)現(xiàn)公司竟被虧空數(shù)千萬(wàn)元！如果不是財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的異常，這個(gè)損失還會(huì)繼續(xù)擴(kuò)大。

　　實(shí)際上，出現(xiàn)這種嚴(yán)重的問(wèn)題，是因?yàn)楣镜牟少?gòu)流程存在著巨大的真空地帶，存貨管理出現(xiàn)了嚴(yán)重的漏洞。

　　在日常經(jīng)營(yíng)中，我們很多餐飲老板都非常重視技術(shù)、出品和銷(xiāo)售，但對(duì)財(cái)務(wù)不夠重視，包括不重視存貨等資產(chǎn)或負(fù)債類(lèi)內(nèi)容，這是企業(yè)管理上的盲區(qū)。也正是這個(gè)原因，才導(dǎo)致了案例中企業(yè)的嚴(yán)重?fù)p失。

　　我們?cè)趯?shí)際經(jīng)營(yíng)中，應(yīng)該提高對(duì)財(cái)務(wù)的重視度，尤其是對(duì)存貨管理的重視，因?yàn)閷?duì)于維護(hù)企業(yè)的健康運(yùn)作，財(cái)務(wù)不僅具有事后反饋的功能，更有提前預(yù)判的能力。

　　那么，存貨管理是不是就等同于看好倉(cāng)庫(kù)，保證不丟東西、不失火，以及沒(méi)有老鼠呢？當(dāng)然不是。在說(shuō)存貨管理的重要性之前，先說(shuō)一下采購(gòu)。采購(gòu)是存貨來(lái)源的一個(gè)主要渠道，兩者是有機(jī)結(jié)合，不可分割，談存貨就必談采購(gòu)，所以這里我們放在一起講。

　　又為什么說(shuō)存貨管理很重要呢？因?yàn)槲覀児?jié)約下來(lái)的采購(gòu)成本，將會(huì)直接計(jì)入利潤(rùn)，所以采購(gòu)成本的控制，是創(chuàng)造利潤(rùn)的源頭。因此我們不僅要重視銷(xiāo)售這個(gè)開(kāi)源渠道，也要重視節(jié)流手段，即：重視采購(gòu)成本的控制，存貨損失的防范——這也是存貨管理的兩個(gè)核心要點(diǎn)。

　　2存貨怎樣管理才能成為“資產(chǎn)”？

　　在資產(chǎn)負(fù)債表上，存貨歸類(lèi)在流動(dòng)資產(chǎn)欄目中。既然存貨反映在資產(chǎn)里面，那么上面的數(shù)字肯定就是我的資產(chǎn)了？其實(shí)不一定。

　　我們開(kāi)餐廳，都會(huì)經(jīng)歷這樣的業(yè)務(wù)流程：出資開(kāi)店——采購(gòu)食材等物資——儲(chǔ)存物資，這樣就形成了存貨。存貨從企業(yè)外，進(jìn)入到企業(yè)內(nèi)，再到銷(xiāo)售出去的過(guò)程中，如果管理不善，很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問(wèn)題，比如采購(gòu)的價(jià)格虛高，品質(zhì)有問(wèn)題或數(shù)量不對(duì)，出現(xiàn)被偷盜或腐敗變質(zhì)等庫(kù)存損失，那么即便賬上還有庫(kù)存的金額，但實(shí)際庫(kù)存已經(jīng)不存在了。這部分資產(chǎn)不實(shí)，存在的潛在虧損，會(huì)誤導(dǎo)管理者對(duì)庫(kù)存的認(rèn)知和對(duì)報(bào)表的解讀。

　　在經(jīng)營(yíng)中，我們應(yīng)該特別關(guān)注存貨的兩個(gè)要點(diǎn)，一是存貨管理要細(xì)分，二是存貨具有類(lèi)金融屬性。

　　 點(diǎn)：細(xì)分存貨管理

　　在我們的日常管理中，應(yīng)該把存貨再細(xì)分為原材料、再產(chǎn)品和產(chǎn)成品。因?yàn)橹挥屑?xì)分財(cái)務(wù)科目，我們才能根據(jù)存貨不同階段的狀態(tài)和屬性，有針對(duì)性地進(jìn)行管理。

　　第二點(diǎn)：存貨具有類(lèi)金融屬性

　　這一點(diǎn)非常重要。怎么理解呢？我們都知道，在采購(gòu)中我們是可以佘購(gòu)的，也就是平時(shí)說(shuō)的壓供應(yīng)商賬期。

　　原則上，壓供應(yīng)商貨款時(shí)間越長(zhǎng)越好。但實(shí)際上，通常我們沒(méi)有賬期的話，供應(yīng)商會(huì)給我們一個(gè)價(jià)格折扣。我們應(yīng)該把這個(gè)價(jià)格折扣和對(duì)外融資成本進(jìn)行對(duì)比。

　　如果借款的成本更低，我們采購(gòu)的時(shí)候就現(xiàn)款交易，拿到更多折扣；如果借款成本非常高，或者借不到錢(qián)，那么我們就佘購(gòu)，寧愿不要折扣。這就是存貨的類(lèi)金融屬性。

　　3存貨管理包括哪些環(huán)節(jié)？

　　上面提到了存貨可能出現(xiàn)的問(wèn)題或漏洞，那么我們?cè)鯓尤ソ鉀Q這些問(wèn)題呢？這就需要我們對(duì)存貨進(jìn)行有效的管理。

　　存貨管理涉及到采購(gòu)和對(duì)采購(gòu)回來(lái)的物資進(jìn)行管理這兩個(gè)主要環(huán)節(jié)。

　　1存貨管理的 個(gè)環(huán)節(jié)：采購(gòu)管理

　　采購(gòu)管理的完整流程大致如下：廚師長(zhǎng)根據(jù)物資需要，填寫(xiě)采購(gòu)單或物料領(lǐng)用單，交至店長(zhǎng)或倉(cāng)庫(kù)；店長(zhǎng)或倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人是否有庫(kù)存物資，如果有就直接調(diào)撥，沒(méi)有則制定采購(gòu)預(yù)算，交給采購(gòu)部門(mén)審批；采購(gòu)部門(mén)再交給財(cái)務(wù)部審批；財(cái)務(wù)部交給總經(jīng)理審批。

　　這是一個(gè)采購(gòu)管理的完整流程，但在店面的實(shí)際操作過(guò)程中，會(huì)根據(jù)不同的金額，或者不同的采購(gòu)品類(lèi)，確定不同的采購(gòu)授權(quán)級(jí)別和不同的授權(quán)手續(xù)。

　　比如金額較小的，或生鮮菜品，可能會(huì)授權(quán)給店長(zhǎng)，在餐廳周邊進(jìn)行采購(gòu)。而金額較大、較重要的采購(gòu)，就要讓更高級(jí)別的管理者審批，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)把控。

　　那么如何規(guī)范和改善采購(gòu)流程呢？我們分三步走。

　　采購(gòu)管理 步：建立集中采購(gòu)系統(tǒng)

　　建立集中采購(gòu)系統(tǒng)有以下好處：首先不用由每個(gè)店單獨(dú)采購(gòu)，采購(gòu)人員也不用每天跑市場(chǎng)，既節(jié)約了時(shí)間，也保證了品質(zhì)；再者集中采購(gòu)能產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)，有更大的議價(jià)空間，獲得更大的價(jià)格優(yōu)勢(shì)。

　　集中采購(gòu)主要包括六種方式，我們?cè)谙聢D直接呈現(xiàn)：

　　這里著重說(shuō)一說(shuō)圖中第六點(diǎn)：向農(nóng)戶直接采購(gòu)與自建農(nóng)業(yè)合作社。

　　自建農(nóng)業(yè)合作社有什么好處呢？

　　自建農(nóng)業(yè)合作社，一來(lái)，可以保證物資的質(zhì)量和供應(yīng)的穩(wěn)定性；二來(lái)，還能解決一個(gè)很重要的稅務(wù)問(wèn)題：在原來(lái)的營(yíng)銷(xiāo)稅時(shí)代，店面要按營(yíng)業(yè)額交稅，即無(wú)論營(yíng)業(yè)額高低。但2016年后營(yíng)改增，只要店面增值稅的進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票充足，就有可能實(shí)現(xiàn)零稅賦。這給餐飲企業(yè)帶來(lái)一個(gè)很大的福利，大家一定要利用好。

　　更多的細(xì)節(jié)本文就不展開(kāi)細(xì)說(shuō)了，有興趣的讀者可以直接滑到文末，掃描海報(bào)二維碼進(jìn)入直播間學(xué)習(xí)。

　　采購(gòu)管理第二步：供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)

　　這個(gè)系統(tǒng)包括：根據(jù)采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格、賬期、服務(wù)等幾個(gè)維度，做出供應(yīng)商評(píng)估表。每個(gè)部門(mén)在自己的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分， 高分的供應(yīng)商入選，排名二三位的則作為供應(yīng)商儲(chǔ)備。供應(yīng)商評(píng)估表范本如下：

　　采購(gòu)管理第三步：實(shí)施供應(yīng)商管理和采購(gòu)稽核

　　流程理順后，每個(gè)過(guò)程我們都要設(shè)置相應(yīng)節(jié)點(diǎn)，實(shí)施必要的監(jiān)督復(fù)核。這是必不可少的重要流程。

　　比如公司采購(gòu)人員要對(duì)公司的物資進(jìn)行采購(gòu)詢價(jià)，監(jiān)督供應(yīng)商質(zhì)量和報(bào)價(jià)的合理性、穩(wěn)定性；賬務(wù)人員要定期盤(pán)點(diǎn)物資，核對(duì)單據(jù)的授權(quán)簽名，與供應(yīng)商進(jìn)行賬目核對(duì)等；此外，我們還要建立審計(jì)監(jiān)察部門(mén)，對(duì)采購(gòu)、財(cái)務(wù)等部門(mén)各環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行抽查審計(jì)等等。

　　2存貨管理的第二個(gè)環(huán)節(jié)：存貨管理

　　存貨管理共有三個(gè)要點(diǎn)：物資驗(yàn)收入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)與保管、存貨的計(jì)價(jià)方法。

　　物資驗(yàn)收入庫(kù)

　　采購(gòu)回來(lái)的物資，就要入庫(kù)形成存貨。這其中店面收貨是非常重要的環(huán)節(jié)。

　　店面收貨有幾個(gè)必須重視的要點(diǎn)，一是制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，形成手冊(cè)發(fā)放給驗(yàn)收人員；每次驗(yàn)貨都必須遵照手冊(cè)進(jìn)行。二是驗(yàn)收人員要輪崗，并且雙人復(fù)核。三是與供應(yīng)商簽訂防腐條款，對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)生震懾作用。只有這樣才能保證驗(yàn)收的嚴(yán)謹(jǐn)，防范舞弊。

　　倉(cāng)儲(chǔ)與保管

　　原材料入庫(kù)之后，為了防止物料的虧空和損失帶來(lái)的潛在虧損，我們就要對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)和庫(kù)齡分析。這部分工作包括存貨盤(pán)點(diǎn)、庫(kù)齡分析和損毀處置。

　　在存貨盤(pán)點(diǎn)環(huán)節(jié)，我們要特別重要以下幾點(diǎn)：

　　1、一定要由財(cái)務(wù)人員親自去盤(pán)點(diǎn)，千萬(wàn)不能委托廚房人員或者倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。

　　2、盤(pán)點(diǎn)過(guò)程有可能出現(xiàn)的盤(pán)盈或盤(pán)虧，都是問(wèn)題，不要誤以為就是盤(pán)盈比盤(pán)虧好。盤(pán)盈一方面反映出管理不嚴(yán)謹(jǐn)，另一方面，盤(pán)盈可能意味著其它方面有我們難以預(yù)估的損失。

　　存貨盤(pán)點(diǎn)是檢查庫(kù)存的數(shù)量、品類(lèi)是否正確，但這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要對(duì)物資在庫(kù)的時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。因?yàn)椴惋嬈髽I(yè)很多物資都是有保質(zhì)期的，盤(pán)點(diǎn)的時(shí)候東西還在，但可能已經(jīng)變質(zhì)腐敗了，那也就產(chǎn)生了損失。所以我們還要對(duì)庫(kù)齡進(jìn)行分析。（庫(kù)齡分析的具體方法，可進(jìn)入直播間學(xué)習(xí)了解）

　　此外，如果庫(kù)存發(fā)生損毀，比如原材料的腐爛變質(zhì)等，必須建立報(bào)損制度，并且經(jīng)過(guò)審批之后，才能把這個(gè)數(shù)從賬上減下去。比如過(guò)期食品要填寫(xiě)好名稱、數(shù)量、過(guò)期原因，了解損毀原因，追究責(zé)任，千萬(wàn)不能由廚房或倉(cāng)庫(kù)自行處置。

　　存貨的計(jì)價(jià)方法

　　了解了庫(kù)存管理的入庫(kù)驗(yàn)收、倉(cāng)儲(chǔ)保管兩個(gè)重要環(huán)節(jié)，是不是就夠了？

　　不是的，還有一個(gè)庫(kù)存管理要點(diǎn)，就是在財(cái)務(wù)核算上，我們要清楚存貨的計(jì)價(jià)方法。因?yàn)槲镔Y是從采購(gòu)，到進(jìn)入庫(kù)存，再?gòu)膫}(cāng)庫(kù)領(lǐng)取，進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，再進(jìn)入銷(xiāo)售環(huán)節(jié)。那么 后在報(bào)表上呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)，也就是這些存貨的計(jì)價(jià)方法，也會(huì)影響到存貨的賬上金額，和當(dāng)期成本費(fèi)用的分?jǐn)偂?br />
　　舉個(gè)例子：比如豬肉漲價(jià)前后，分批購(gòu)入不同價(jià)格的豬肉，這兩批豬肉都同時(shí)存在于庫(kù)存當(dāng)中，那么當(dāng)月的豬肉成本價(jià)，應(yīng)該按什么價(jià)格來(lái)計(jì)算呢？這就需要學(xué)習(xí)存貨的計(jì)價(jià)方法了。

　　存貨的計(jì)價(jià)方法包括：實(shí)際購(gòu)價(jià)法、知名先出法、后進(jìn)先出法等等很多具體方法，需要了解詳情的可以跟公司的財(cái)務(wù)人員交流。

　　但要注意的是，存貨的計(jì)價(jià)問(wèn)題不可能完全解決，因?yàn)樨?cái)務(wù)具有自身局限性，不可能完全精準(zhǔn)地體現(xiàn)當(dāng)月的利潤(rùn)水平。所以財(cái)務(wù)與企業(yè)老板的溝通和解釋變得更為重要。餐飲老板也一定要學(xué)會(huì)理解報(bào)表，利用報(bào)表作為經(jīng)營(yíng)決策的指引。